Compte-rendu de la formation FCPE 59 au logiciel BAL

Introduction

Une formation au logiciel de gestion de bourse aux livres s'est tenue ce samedi 19 mars 2016 au siège de la fédération FCPE du Nord. Cinq lycées de la région étaient représentés. La formation s'est déroulée en deux temps : un échange sur les pratiques des différents lycées le matin et une présentation des nouveautés du logiciel l'après-midi. La présentation de l'après-midi a été assuré par le responsable national du logiciel BAL : Xavier Rouilly.

 

Echange sur les pratiques

Le lycée Wallon de Valenciennes était représenté par 3 participants dont deux administrateurs de la fédération 59 : Nathalie Gaujac et Jean-François Bonnemaison.. Il est dit que l'ancienne équipe de la bourse aux livres va s'en aller et qu'il est difficile de trouver de nouveaux volontaires, du moins pour la gestion au long cours. A Wallon les livres sont stockés dans une cave, inondable qui plus est.

Le lycée Faidherbe est représenté par Philippe Passerel, lui aussi administrateur de la fédération 59. Initialement la bourse aux livres était gérée par une employée recrutée avec un contrat de travail solide car rédigé par un avocat. Le coût était cependant élevé (quelques milliers d'euros par an). Désormais la bourse aux livres repose surtout sur des volontaires. Dans cet établissement le renouvellement est limité tacitement à 4 ou 5 livres par an selon les volumes nécessaires. Pour la bourse aux livres un formulaire google est utilisé pour permettre des adhésions en ligne. L'application doodle est utilisée pour obtenir les disponibilités pour les bourses aux livres et pour les conseils de classe. Pour se séparer des livres obsolètes le conseil local de Faidherbe passe par une association France-Bénin. Au niveau de la FCPE 59, un accord est en négociation avec l'entreprise Elise pour obtenir 50% de remise. Cette entreprise accepte 10% de déchets divers. Les chemises et autres déchets plastiques peuvent donc être aussi évacués. En dernier recours, il est possible d'utiliser les déchèteries mais le transport est à la charge des bénévoles. La discussion déviant sur les locaux, le président du conseil local de Faidherbe explique que les associations de parents de ce lycée sont privilégiées avec chacune un espace de stockage et un espace de réception des parents. La vice-présidente de la FCPE 59 indique que la mise à disposition d'un local pour les associations est prévue dans la loi.

Le lycée Pasteur est représenté par la présidente du conseil local FCPE. Le lycée Pasteur est un lycée où tout se passe plutôt bien. Elle craint que sans la motivation de la bourse aux livres peu de parents adhèreraient à l'association. Dans ce genre de contexte, il est assez difficile de faire participer les parents. La bourse aux livres à Pasteur n'est pas encore bouclée, il reste des chèques à encaisser. La présidente du conseil local de Pasteur envisage d'établir un contrat pour une vacataire dans l'espoir que cela la motive à plus s'impliquer dans la bourse aux livres. Cela pour pallier au manque de volontaires. Il y a peu de demandes de renouvellement de livres par les enseignants de Pasteur.

Le lycée Forest de Maubeuge est représenté par une administratrice du conseil local et par son ancienne présidente appelée en renfort. L'association dispose d'une trentaine de volontaires actifs ce qui est indispensable pour une bourse aux livres de type achats/ventes. Il faut en effet étudier l'état de chaque livre pour établir le prix de rachat. Le conseil local se demande comment passer à une bourse aux livres de type location. Pas particulièrement pour une raison de coût pour les parents : quand les livres ne sont pas renouvelés, ce coût est pratiquement nul. Ce serait plutôt pour une charge de travail moins importante pour les volontaires de l'association. Il est indiqué que le passage à la location peut nécessiter un prêt auprès de la fédération 59. C'est par exemple ce qui s'est passé pour les lycées Fénelon et Wallon. Il est précisé que ce prêt est assez lourd pour une association surtout dans le contexte d'une concurrence avec une autre association de parents.

Le lycée Fénelon est représenté par son président et ses trésorier et trésorier-adjoint. Le fait que la région a demandé une participation modérée aux charges pour le local des associations a été remonté. Les livres obsolètes sont donnés à une association Congolaise qui prend l'ensemble des vieux livres. Un système d'adhésion par Web est mis en place avec assez peu d'inscriptions par ce biais mais pour ces exceptions les livres peuvent être préparés à l'avance.

Voici un tableau de synthèse de quelques pratiques des conseils locaux par rapport aux bourses aux livres.

Conseil local	Nombre d'adhérents	Présence d'une association PEEP	Fournisseur des livres	Remise sur les achats	Montant adhésion	Montant de la location et de la caution	Logiciel	Main d'oeuvre
Wallon	500/1000	Oui			15	45/150	BAL	~8 bénévoles
Fénelon	470/770	Oui	Italique	20 % puis 4 %	10	50/90	BAL	~10 bénévoles
Pasteur	546/1200	Oui	Italique	20 % puis 4 %	10	40/100	Tableur	5 vacataires
Forest	850/1250	Non	Vabour	~20 %	13	~220 en achat vente	BAL	~55 bénévoles
Faidherbe	580/2000	Oui	Italique	25 %	10	50/100	Tableur	~20 bénévoles

 

Synthèse des discussions

Des discussions sur divers sujets s'enchainent. Elles sont synthétisées ci-dessous.

• Autour des bourses aux livres quelques points sont évoqués :
  • deux systèmes de caution sont possibles : avec encaissement ou non, dans le premier cas cela conduit à une trésorerie confortable mais il y a un lourd travail d'émission de chèques en fin d'année, le plus simple est donc de ne pas encaisser les chèques avec le souci d'avoir à encaisser des chèques au bout d'environ un an ;
  • certaines familles n'ont pas de chéquier, dans ce cas une caution en liquide est demandée, en cas de difficulté financière certains conseils locaux font une exception à la demande de caution en la remplaçant parfois par un document d'engagement sur l'honneur ;
  • les bénéficaires des bourses aux livres doivent être des adhérents d'un conseil local du Nord, sinon cela peut être considéré comme du commerce illégal ;
  • la remise faite par le libraire ne doit pas être mentionnée dans quelque document que ce soit ;
  • le logiciel BAL demande un temps important pour la saisie mais il peut être utilisé à d'autres fins comme pour établir les listes de parents pour les conseils de classe ;
  • les livres renouvelés sont généralement commandés avant fin juillet mais plus tôt dans des lycées comme Fénelon pour pouvoir les distribuer aux secondes dès leur inscription fin juin ;
  • les fiches d'adhésion peuvent être jointes aux dossiers d'inscription du lycée qui sont distribués aux futurs secondes courant juin ;
  • les bourses aux livres sont assez rarement étendues aux classes préparatoires et quand elle le sont c'est généralement uniquement pour les prépas littéraires ;
  • il est enfin dit que le but d'une association de parents n'est pas de thésauriser les montants des adhésions, il faut utiliser cette trésorerie pour acheter de nouveaux manuels ou monter des actions. Philippe Passerel n'est pas trop pour subventionner des voyages scolaires ou participer au coût des calculatrices comme cela se passe au lycée Fénelon mais il parle de monter des conférences pour l'ensemble des élèves sur des sujets d'intérêt général comme cela se fait à Faidherbe.
• Sur la fuite d'adhérents en cas de distribution des livres par les établissements :
  • Nathalie Gaujac, vice-présidente FCPE 59 est originaire du Loir-et-Cher, département dans lequel les livres sont gérés par les lycées, eux-même financés par la région. Elle pense que, dans l'idéal, ce n'est pas aux associations de parents de prendre ce service en charge ;
  • à la crainte de perdre un grand nombre d'adhérents si les livres ne sont plus gérés par les associations, Nathalie Gaujac explique qu'il est possible de convaincre des parents d'adhérer même sans l'argument de la bourse aux livres : l'adhésion à un conseil local FCPE peut être influencé par une certaine vision de l'école, elle cite l'exemple récent de parents de maternelle affiliés à la FCPE par choix ;
  • la bourse aux livres ne doit pas être l'unique raison d'existence d'une association : son existence est toujours un plus pour les élèves. Sont donnés un exemple d'exercice d'incendie boudé par les enseignants puis un autre exemple lié au handicap d'un élève ;
  • concernant l'utilité des conseils locaux, Jean-François Bonnemaison cite aussi l'intérêt des associations avec l'émergence des problèmes liés à Internet avec des plaintes d'enseignants concernant des contenus sur les réseaux sociaux : il est possible d'intervenir avant que les situations s'enveniment, c'est-à-dire passent au pénal avec un procès ;
  • concernant le rôle des associations, Philippe Passerel parle aussi de la lutte contre le harcèlement en citant un exemple. Il indique d'ailleurs que ce dysfonctionnement a émergé durant un conseil de classe. Cest l'occasion de dire que les conseils de classe doivent se dérouler devant les délégués des élèves et des parents et que le pré-conseil existant dans certains établissements n'est pas forcément une bonne pratique.
• Assurance ;
  • l'assurance de la FCPE couvre les bénévoles adhérents durant leur participation aux actions ;
  • l'assurance de la FCPE couvre les locaux de l'association et leur contenu à hauteur de 45000 euros. Une assurance pour un montant supérieur est possible avec un supplément modeste.
• Fournitures proposée par la FCPE 59 :
  • la fédération du Nord propose des cartes d'adhérents FCPE à réserver à l'avance ;
  • la FCPE 59 propose aussi des achats groupés de calculatrices, la TI-82 advance suffit jusqu'en prépa même si des professeurs à Fénelon ont préféré la TI-83 premium, Faidherbe et Fénelon vendent des calculatrices, Wallon ne le fait pas ;
  • pour les sacs plastiques, des sacs transparents et recyclables sont demandés pour pouvoir savoir rapidement quel jeu de livres y est stocké, la question de proposer des sacs cabas est avancée.
• Rémunération des vacataires et valorisation des bénévoles :
  • il est possible d'utiliser des cartes cadeaux pour valoriser les bénévoles, la FCPE 59 en distribue mais avec des frais en sus de la valeur de la carte, des enseignes commerciales vendent ce type de carte sans ces frais ;
  • les pratiques pour la valorisation des bénévoles sont diverses, en règle générale les parents bénévoles ne sont pas rémunérés mais des repas peuvent être organisés, pour les jeunes des cartes cadeaux sont distribuées avec des valeurs assez diverses ;
  • à Faidherbe un cahier est tenu pour lister les heures des bénévoles et gérer les cartes cadeaux ;
  • les vacataires peuvent être payés en utilisant des chèques emploi associatifs.
• Doubles bacs :
  • des sections spéciales permettent aux élèves de passer à la fois le bac français et un bac allemand, espagnol ou italien, à ne pas confondre avec les sections britanniques ou américaines qui préparent à un bac français avec une mention particulière ;
  • ces sections imposent une charge de travail très importante avec des semaines autour de 38h et beaucoup de travail particulier ;
  • la charge de travail est telle que certains élèves souhaitent être internes, ce qui pose d'ailleurs des problèmes pour les internats mixtes destinés initialement à des élèves majeurs comme les prépas.

 

Présentation des nouveautés du logiciel BAL

Xavier Rouilly fait une présentation des nouveautés qui seront intégrées dans la prochaine mise à jour du logiciel BAL. Cette mise à jour sortira fin mars 2016. Il évoque aussi une version pour 2016/2017 qui permettra une pré-inscription des adhérents par Web puis une intégration des données récoltées dans BAL par simple recherche.

Les nouveautés de la mise à jour de mars 2016 sont listées ci-après.

• La fenêtre de connexion affiche maintenant le nombre de dossiers en cours.
• Au niveau de l'application principale, il est possible de retourner sur l'onglet utilisé auparavant.
• Les textes de bas de document sont maintenant éditables à façon.
• Le module bourse aux livres a été un peu modifié :
  • les catégories (livraisons, consommables, etc) non vides sont maintenant mise en relief en rouge ;
  • l'affectation de l'adhésion à un enfant est simplifiée : plus besoin de la supprimer sur l'enfant auquel elle était affectée, il suffit de la forcer sur l'enfant courant ;
  • la version 2016/2017 comportera un bouton d'importation des informations des responsables en provenance de l'application Web d'adhésion en ligne ;
  • la case à cocher pour autoriser l'envoi d'une lettre d'information est passée de l'onglet des responsables à l'onglet « adhésion et souhaits » ;
  • un texte a été ajouté au niveau du commentaire sur l'élève pour rappeler que ce commentaire ne peut pas comporter des propos pouvant être interprétés comme des attaques à la personne.
• Dans le module de remise en banque (onglet « accueil ») l'IBAN peut maintenant être spécifié globalement. A propos de ce module, une question est posé sur la possibilité de sélectionner les chèques à envoyer à l'encaissement (par exemple uniquement les chèques d'adhésion). Il est répondu que ce n'est pas encore possible.

Durant son exposé Xavier Rouilly présente aussi des fonctionnalités déjà présentes dans les versions pécédentes.

• BAL permet de définir des livres équivalents, ces livres ont leurs ISBN propres mais sont enregistrés sous la même référence dans le stock de BAL.
• BAL permet de gérer les livraisons incomplètes pour une commande donnée.
• Pour les enfants de la même famille, il est possible d'appliquer une opération de « compensation familale » qui effectue un équilibrage des réglements entre les enfants ou une opération de « regroupement familial » qui bascule services et règlements sur un unique enfant.
• Pour les chèques délivrés en attente des chèques livres, il est conseillé de libeller le réglement comme une provision.
• Il est aussi possible de saisir les chèques de caution non encaissés en cochant une option dans la section « location » de la rubrique « options » de l'onglet « accueil » . Il est alors possible de libeller des versements comme étant des cautions.
• Au niveau de la fiche d'adhésion, il est possible de saisir deux responsables (en attendant une décision nationale sur l'opportunité de demander une adhésion par parent). Il faut éviter de mettre des accents dans les identités et dans les adresses pour une raison d'incompatibilité d'encodage des caractères accentués. Eviter aussi le / qui pose des problèmes au niveau des exportations de base de données (utiliser un tiret à la place).
• Il est possible de créer des utilisateurs avec uniquement un droit sur la bourse aux livres et pas sur les autres modules de BAL (listes de livres par exemple).
• Les éditions recommandées pour faire un bilan des dossiers entrés sont celles du « nombre de dossiers par section », celle de la « liste des enfants n'ayant pas rendu tous leurs livres » et celle de la « liste des enfants avec un solde non nul ».

Une discussion s'engage sur l'importation des adhérents à partir de BAL. C'est clairement la méthode la plus simple pour les informaticiens au niveau national. Le conseil local du lycée Fénelon est réticent à employer cette méthode car des inquiétudes sur l'utilisation des données personnelles (téléphone, adresse de courriel) existent. Pour lever cette inquiétude une assurance écrite sur la non utilisation du fichier des adhérents à des fins commerciales serait la bienvenue.

Pour débuter l'utilisation de BAL, une importation en sens inverse, c'est-à-dire du fichier national des adhérents vers BAL, est envisageable à condition que ce fichier ait bien été mis à jour concernant le conseil local.

Xavier Rouilly est disponible pour des donner des informations sur BAL et pour effectuer des dépannages mais uniquement par courriel : fcpe-bal@fcpe.asso.fr. Il est aussi possible de prendre un rendez-vous pour un entretien téléphonique.